Анализ возможностей применения систем документооборота для организации региональных инновационных процессов

На сегодня существует достаточно большое количество систем электронного документооборота, позволяющих автоматизировать различные информационные процессы в организации. Зачастую такие системы обладают базовым функционалом: регистрация документов, контроль их жизненного цикла, работа с поручениями, управление договорами (создание, согласование и подписание), архивация, формирование отчетности и т.д. [1].
В условиях выбора высокотехнологического пути регионального развития основную роль в инновационных процессах играет не отдельная наукоемкая организация, а целый комплекс взаимосвязанных организаций, особое место среди которых занимают те, которые обеспечивают промышленные предприятия необходимыми производственными и исследовательскими площадями, финансовыми и информационными ресурсами и т.д. Для эффективного взаимодействия между такими организациями целесообразно объединить их информационные и интеллектуальные ресурсы, которые могут быть использованы для перехода к инновационному типу производства [4]. В связи с тем, что сегодня каждое предприятие использует собственные системы автоматизированного управления и электронного документооборота, возникает актуальная задача разработки эффективного способа организации интегрированной системы документооборота, объединяющей ресурсы всех участников инновационных процессов в регионе.
В настоящее время широкое распространение в субъектах Российской Федерации получило развитие интернет-порталов, обеспечивающих эффективное сочетание информационного наполнения сайта с различными web-сервисами, ссылками на другие web-ресурсы и прочими необходимыми составляющими с максимальным удобством для различных категорий посетителей. Считается, что использование такого портала совместно с имеющимися системами электронного документооборота позволит обеспечить наиболее эффективное взаимодействие всех субъектов, участвующих в инновационном развитии региона [3; 6].
На рисунке представлена примерная архитектура системы электронного документооборота для организации региональных инновационных процессов.
Данная система основывается на информации, поступающей от различных субъектов, участвующих в инновационном развитии региона:
- промышленных предприятий, выступающих в качестве новых структур наукоемкого производства;
- бизнес-инкубаторов, позволяющих наукоемким предприятиям сокращать затраты за счет невысоких арендных платежей и использования специальных услуг [5; 7];
- инновационно-технологических центров, которые ориентированы на сохранение и развитие регионального научно-технического потенциала по средствам предоставления наукоемким предприятиям возможности использования исследовательских и производственных площадей;
- технопарковых структур, стимулирующих региональное развитие и упрощение реализации технологических и управленческих инноваций [2; 8].
Информация от указанных субъектов будет поступать в систему в различной форме (в виде документов, отчетов, статистических данных и т.д.), используемой внешними комплексами программ (разнообразными СЭД, системами класса ERP, CRM, PLM и др.), предназначенных для автоматизации отдельных сфер их деятельности. Информация, поступающая в региональный инновационно-инвестиционный портал через комплекс специальных интерфейсов, будет храниться автономно на распределенных серверах в соответствующих банках данных и знаний, безопасность которых будет обеспечиваться посредством программного интерфейса и модуля криптографии [9].
Пользователь, обладающий соответствующими правами, может обратиться с запросом к системе и получить в ответ от сервера обработанную информацию или запрашиваемые документы, необходимые для выполнения конкретных задач. Таким образом, за счет сокращения объемов передаваемых данных снижается нагрузка на сеть, что, в свою очередь, значительно повышает производительность системы.
В процессе организации хранилища данных особую роль играет оптимизация стоимости хранения. Предполагается, что в процессе функционирования архива число документов могут расти достаточно быстрыми темпами и достигать больших объемов.
С другой стороны, интенсивность обращения к данным документам зачастую неравномерна: документы, находящиеся в оперативном использовании, могут запрашиваться из базы довольно часто, а документы, работа с которыми уже завершена, – крайне редко. В связи с тем, что стоимость хранения документов в архиве обычно обратно пропорциональна скорости доступа, то отмеченную закономерность можно использовать для оптимизации стоимости содержания архива. Для этого предлагается использовать модуль оптимизации стоимости хранения, который обеспечивает автоматический перенос данных на более «дешевые» устройства в случае, когда доступ к ним осуществляется редко.