Разработка структуры и базовых характеристик системы контроллинга торговой сети

Сложные условия функционирования торговых предприятий сформировали потребность в разработке новых подходов к управлению бизнесом, способствующих своевременному выявлению негативных тенденций во внешней и внутренней среде организации, благодаря чему на ранних этапах их развития возможно принять необходимые меры по исправлению ситуации. В торговых организациях существует необходимость реорганизации менеджмента в направлении стратегического и тактического планирования, обеспечения оперативности и надежности учета и контроля, а также создания системы комплексного анализа, позволяющих оперативно принимать эффективные управленческие решения. В рамках системного управления контроллинг должен обеспечивать стратегическую направленность управленческих воздействий на показатели и критерии, влияющие на результаты хозяйственной деятельности предприятий торговли.
Внедрение в ERP-систему торгового предприятия двух новых модулей – модуля контроллинга и модуля системы сбалансированных показателей – требует более детального рассмотрения принципов их функционирования [6]. По нашему мнению, в систему контроллинга торгового предприятия целесообразно включить следующие взаимосвязанные составляющие: процессы контроллинга, информационная составляющая, человеческие ресурсы, финансы (рис. 1).
При этом вершиной системы является ее процессная составляющая, так как именно в ней реализуются основные цели и задачи системы контроллинга. Оставшиеся составляющие являются необходимым фундаментом, на котором базируется процессная составляющая (взаимосвязи показаны на рис. 1). Каждая из выделенных составляющих состоит из определенного набора элементов. Рассмотрим их более подробно.
Процессы контроллинга. Основным процессом системы контроллинга является осуществление самой контроллинговой деятельности, необходимой для достижения стратегических задач, поставленных руководством предприятия. Для осуществления процесса контроллинга на предприятии должен быть проведен анализ бизнес-процессов, и если это необходимо, их реинжиниринг. Это позволит стандартизировать бизнес-процессы, разработать систему плановых показателей и нормативных отклонений для контроля их исполнения, создать модуль контроллинга ERP-системы. Разработка новых бизнес-процессов, а также их плановых показателей должна осуществляться с учетом стратегических целей, поставленных перед предприятием. Поэтому одним из базовых элементов системы контроллинга является стратегическое и оперативное планирование, которое предлагается осуществлять с использованием сбалансированной системы показателей [2].
Информационная составляющая. Современная система контроллинга предприятия торговли не может полноценно функционировать без информационной системы, обеспечивающей ее потребности в информации, что особенно актуально для предприятий с большим количеством региональных предприятий или глубокой диверсификацией бизнеса. При этом к информационной системе предъявляется ряд требований (элементов информационной составляющей), соблюдение которых оказывает решающие влияние на функционирование системы контроллинга. Остановимся на них более подробно.
Основным требованием к информационной системе является достоверность информации, так как неверная информация приведет к принятию неэффективных управленческих решений и сведет к нулю весь эффект от внедрения системы контроллинга. Для обеспечения достоверности информации в предлагаемом проекте рекомендуется разграничить права доступа к информации сотрудников предприятия и фиксировать сведения о тех, кто вносил последние изменения в данный документ, что повысит ответственность сотрудников. Еще одним способом повышения достоверности информации является сокращение количества звеньев, через которые проходит информация до того, как попадает к конечному пользователю. Кроме того, следует обеспечить оперативность информации, так как только оперативная информация позволит департаменту контроллинга разрабатывать актуальные рекомендации для принятия эффективных управленческих решений [1; 3].
Следующим элементом информационной составляющей является своевременность. Своевременность запрашиваемой информации обеспечивается возможностью используемой комплексной информационной системы. В разработанной системе контроллинга используется ERP-система, позволяющая получать данные онлайн в любое время суток из любой точки мира, что дает возможность своевременного получения необходимой информации. Не менее важным элементом является релевантность получаемой информации. Разработанная система контроллинга позволяет формировать любые необходимые отчеты, контроллер (руководитель предприятия) может выбирать как интересующие его показатели (выручка, оборот по конкретной товарной группе, затраты на з/п), так и интересующий его хозяйствующий объект (отдельную торговую точку, группу магазинов, дивизион, предприятие в целом). В предлагаемой системе контроллинга в качестве информационной системы используется платформа «1С», которая удовлетворяет всем указанным выше требованиям. Ответственность за внедрение ERP-системы и системы контроллинга возлагается на членов рабочей группы (в которую входят представители компании-интегратора), осуществляющей внедрение системы контроллинга. Ключевые цели внедрения, сроки и бюджет определяются высшим руководством предприятия.
Человеческие ресурсы. Наиболее важной составляющей системы контроллинга, с нашей точки зрения, являются человеческие ресурсы. Даная позиция обусловливается двумя факторами. Во-первых, человеческий фактор оказывает непосредственное влияние на качество информации, поступающей в информационную систему, так как вся информация вводится людьми (бухгалтерами, менеджерами и т.д.). Во-вторых, отчеты, которые формируются в департаменте контроллинга, создаются и анализируются людьми. Управленческие решения, принимаемые на их основе, разрабатываются, принимаются и реализуются также людьми. Исходя из этого, при внедрении системы контроллинга сложно переоценить значимость человеческих ресурсов. Этот фактор следует учитывать и при оценке эффективности функционирования системы контроллинга. Рассмотрим элементы данной составляющей с точки зрения наиболее полного использования потенциала перечисленных факторов.